NOVOS PRAZOS INTEGRAÇÃO DA FATURA ELETRÓNICA NOS CONTRATOS PÚBLICOS.

Desde 2019, o uso da faturação eletrónica é obrigatório para empresas abrangidas por contratos públicos, para as autoridades e para as entidades públicas, sendo que as mesmas devem emitir, transmitir e receber faturas exclusivamente por via eletrónica.

Fatura Eletrónica é uma iniciativa do Governo que vem pôr em prática a desmaterialização das faturas em papel, a redução de custos e tempos relacionados com este processo.

Na prática, uma fatura eletrónica representa um documento equivalente à tradicional fatura em papel, que mantém um valor legal idêntico. No entanto, importa ter em consideração que não é suficiente que a fatura seja convertida num ficheiro do tipo PDF para ser considerada fatura eletrónica. O documento deve seguir uma estrutura própria, uniformizada e definida segundo um modelo europeu, tendo em conta que os dados da transação são comunicados por via eletrónica ao fisco.

Por essa razão, estas faturas devem ser emitidas através de programas certificados, devendo também incluir uma assinatura digital, que tem a mesma validade da assinatura realizada num documento em papel. Desta forma as empresas garantem a autenticidade da origem, integridade do conteúdo e legibilidade.


PRAZOS PARA A IMPLEMENTAÇÃO DA FATURAÇÃO ELETRÓNICA?

A implementação deste novo processo estava calendarizado pelo Decreto-Lei n.º 123/2018, com a fase final agendada para dezembro de 2020, mas a condicionante impulsionada pela pandemia COVID-19 obrigou a um alargamento do prazo estipulado. No Decreto-Lei n.º 14-A/2020, o estado definiu novas datas para que as empresas possam começar a utilizar a fatura eletrónica nos contratos públicos, sendo a calendarização dos novos prazos a seguinte:

– Para as Pequenas e Médias empresas o prazo para prepararem os seus sistemas para enviar faturas eletrónicas para qualquer entidade pública é estendido até 30 de junho de 2021;
(até esse prazo ainda são aceites as faturas em PDF, as quais são consideradas faturas eletrónicas para todos os efeitos previstos na legislação fiscal, segundo o Despacho SEAAF nº72/2021-XXII)

– Microempresas e entidades públicas enquanto entidades cocontratantes o prazo é alargado até 31 de dezembro de 2021.


ADOÇÃO DE PLATAFORMAS DE FATURAÇÃO ELETRÓNICA PELAS ENTIDADES PÚBLICAS

No que respeita às entidades públicas, foi também definido um calendário para que estas adotem plataformas de faturação eletrónica, de forma a poderem receber e processar a fatura de forma digital. Até 31 de dezembro de 2021, as entidades públicas, enquanto entidades cocontratantes, deverão estar preparadas para responder à obrigatoriedade da faturação eletrónica nos contratos públicos.


VANTAGENS DA FATURAÇÃO ELETRÓNICA

• Redução de custos com papel, consumíveis e despesas de envio;
• Redução da burocracia e aumento da rastreabilidade dos processos;
• Diminuição de erros e maior rigor de dados e informações;
• Maior agilidade na organização, arrumação e catalogação dos documentos;
• Maior acessibilidade na consulta das faturas por parte de várias entidades do Estado;
• Mais segurança e confidencialidade;
• Otimização da eficiência administrativa, através da automatização de processos e eliminação de tarefas manuais, morosas e sujeitas a erro de processamento.

Fonte: https://www.incentea.com/pt/newsitem/obrigatoriedade-da-faturacao-eletronica-nas-entidades-public-265

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