Se a sua empresa ou negócio fornece serviços ao Estado, lembre-se que existem novas datas para a faturação eletrónica.01-09-2020

Se a sua empresa ou negócio fornece serviços ao Estado, lembre-se que existem novas datas para implementar a faturação eletrónica no seu negócio. A Lei assim o obriga mas, desde abril deste ano, com prazos mais alargados. Mantenha-se atento às novidades.

Se ainda não assegurou uma destas novas plataformas para registo e tratamento das suas cobranças e faturas, deve esclarecer-se sobre as melhores alternativas para as implementar. O contexto de pandemia veio alterar o calendário de implementação previsto desde 2018 pelo Decreto-Lei n.º 123/2018.

Quais as novas datas?

O Decreto de 2018 impunha datas que chocaram com o Estado de Emergência a vigorar em Abril, associado a um conjunto de restrições para o normal funcionamento da Economia e do dia-a-dia.  O que estava previsto, conforme pode confirmar neste artigo do Saldo Positivo, seria que esta ferramenta digital entraria em vigor exatamente a partir de abril deste ano.

No entanto, o contexto sanitário e económico veio obrigar a nova calendarização que,  para alguns casos, aproxima-se do termo. De acordo com Decreto-Lei n.º 14-A/2020, de 7 de Abril,as datas de implementação da faturação eletrónica nos contratos públicos, foram alargadas e portanto “os cocontratantes podem utilizar mecanismos de faturação diferentes dos previstos no artigo 299.º-B do Código dos Contratos Públicos”, ou seja a determinação que obriga os contratos públicos à emissão de faturas eletrónicas, até 31 de dezembro deste ano.

A extensão do prazo de implementação torna-se ainda mais confortável para acomodar a transição de fornecedores de menor dimensão e escala. Ou seja, este prazo “é alargado até 30 de junho de 2021 para as pequenas e médias empresas e até 31 de dezembro de 2021 para as microempresas e para as entidades públicas enquanto entidades cocontratantes”.

Por que motivo deve mudar?

A faturação eletrónica vem garantir maior funcionalidade na gestão contabilística das empresas, maior segurança e fiabilidade no tratamento das suas faturas, assim como benefícios de ordem logística pela potencial integração com a sua linha de aprovisionamento.

Além disso, é uma ferramenta com efeito assinalável no esforço de poupança de tempo e espaço, determinantes num ambiente de alta competitividade e exigência – onde os tempos de resposta ao cliente fazem a diferença.

Trata-se ainda de uma alternativa com grande impacte ambiental pela significativa redução do uso do papel. Aquele mecanismo revelou ser inclusive, um apoio importante na gestão do negócio durante o contexto totalmente inesperado lançado pela pandemia de Covid-19.

Muitos casos nacionais já constituem exemplo desta implementação digital, como sucede com a Caixa Geral de Depósitos.  A troca deste tipo de documentação por via exclusivamente digital pode afirmar-se muito em breve como a única viável, num contexto cada vez  mais marcado pela velocidade e pelos canais de gestão à distância.

Fonte: https://www.cgd.pt/Site/Saldo-Positivo/negocios/Pages/faturacao-eletronica0901-2119.aspx

Desde 2019, o uso da faturação eletrónica é obrigatório para empresas abrangidas por contratos públicos, para as autoridades e para as entidades públicas, sendo que as mesmas devem emitir, transmitir e receber faturas exclusivamente por via eletrónica.

A Fatura Eletrónica é uma iniciativa do Governo que vem pôr em prática a desmaterialização das faturas em papel, a redução de custos e tempos relacionados com este processo.

Na prática, uma fatura eletrónica representa um documento equivalente à tradicional fatura em papel, que mantém um valor legal idêntico. No entanto, importa ter em consideração que não é suficiente que a fatura seja convertida num ficheiro do tipo PDF para ser considerada fatura eletrónica. O documento deve seguir uma estrutura própria, uniformizada e definida segundo um modelo europeu, tendo em conta que os dados da transação são comunicados por via eletrónica ao fisco.

Por essa razão, estas faturas devem ser emitidas através de programas certificados, devendo também incluir uma assinatura digital, que tem a mesma validade da assinatura realizada num documento em papel. Desta forma as empresas garantem a autenticidade da origem, integridade do conteúdo e legibilidade.

PRAZOS PARA A IMPLEMENTAÇÃO DA FATURAÇÃO ELETRÓNICA?

A implementação deste novo processo estava calendarizado pelo Decreto-Lei n.º 123/2018, com a fase final agendada para dezembro de 2020, mas a condicionante impulsionada pela pandemia COVID-19 obrigou a um alargamento do prazo estipulado. No Decreto-Lei n.º 14-A/2020, o estado definiu novas datas para que as empresas possam começar a utilizar a fatura eletrónica nos contratos públicos, sendo a calendarização dos novos prazos a seguinte:

– Para as Pequenas e Médias empresas o prazo para prepararem os seus sistemas para enviar faturas eletrónicas para qualquer entidade pública é estendido até 30 de junho de 2021;
(até esse prazo ainda são aceites as faturas em PDF, as quais são consideradas faturas eletrónicas para todos os efeitos previstos na legislação fiscal, segundo o Despacho SEAAF nº72/2021-XXII)

– Microempresas e entidades públicas enquanto entidades cocontratantes o prazo é alargado até 31 de dezembro de 2021.

ADOÇÃO DE PLATAFORMAS DE FATURAÇÃO ELETRÓNICA PELAS ENTIDADES PÚBLICAS

No que respeita às entidades públicas, foi também definido um calendário para que estas adotem plataformas de faturação eletrónica, de forma a poderem receber e processar a fatura de forma digital. Até 31 de dezembro de 2021, as entidades públicas, enquanto entidades cocontratantes, deverão estar preparadas para responder à obrigatoriedade da faturação eletrónica nos contratos públicos.

VANTAGENS DA FATURAÇÃO ELETRÓNICA

• Redução de custos com papel, consumíveis e despesas de envio;
• Redução da burocracia e aumento da rastreabilidade dos processos;
• Diminuição de erros e maior rigor de dados e informações;
• Maior agilidade na organização, arrumação e catalogação dos documentos;
• Maior acessibilidade na consulta das faturas por parte de várias entidades do Estado;
• Mais segurança e confidencialidade;
• Otimização da eficiência administrativa, através da automatização de processos e eliminação de tarefas manuais, morosas e sujeitas a erro de processamento.

Fonte: https://www.incentea.com/pt/newsitem/obrigatoriedade-da-faturacao-eletronica-nas-entidades-public-265

A faturação eletrónica é mais simples, mais rápida e mais segura. Saiba o que diz a Lei e como pode adaptar-se a esta realidade.03-09-2019

A faturação eletrónica nos contratos públicos é obrigatória desde o início de 2019 e, dentro em breve, estará implementada em todas as empresas. Como muitas vezes acontece, e dado que a legislação é relativamente recente, subsistem ainda algumas dúvidas. No entanto, é bem mais simples do que parece.

Qual o objetivo desta obrigatoriedade? O Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, que regula as obrigações relativas ao processamento de faturas, tem como base a harmonização das regras, a simplificação da lei e a criação de condições para que os documentos fiscais passem a ser emitidos e conservados de forma digital.

Na verdade, a legislação sobre a conservação de documentos para efeitos de IVA, IRC e IRS estava dispersa e era, por vezes, divergente. Esta lei veio consolidar todas essas regras.

O objetivo é tornar os procedimentos relacionados com faturas menos burocráticos, mas também combater a evasão fiscal. 

A faturação eletrónica simplifica também a nossa vida enquanto contribuintes singulares, que necessitam de faturas para as deduções no IRS. A comunicação das faturas é mais rápida e eficiente; há menos erros e menos hipóteses de evasão fiscal.

Faturação eletrónica: o que é?

A legislação nacional que determina a obrigatoriedade da faturação eletrónica tem como fonte a diretiva 2014/55 da União Europeia. E é esta lei comunitária que define a fatura eletrónica como “uma fatura que foi emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico estruturado que permite o seu processamento automático e eletrónico”.

Ou seja, digitalizar e remeter, via e-mail, uma fatura manual não é emitir uma fatura eletrónica. Segundo a lei, os dados do documento devem ser inseridos com uma estrutura definida por um modelo  europeu.

Depois, deve ser enviada pelo sistema do emissor diretamente para o do comprador.
Como devem ser emitidas usando programas certificados, a Autoridade Tributária (AT) e Aduaneira terá acesso a essas faturas. Deve também incluir uma assinatura digital, que tem a mesma validade da assinatura realizada num documento em papel.

Apesar de não ser necessário ter um arquivo em papel, as faturas devem ser guardadas por um período de 10 anos, respeitando todas as obrigações aplicáveis à faturação em papel, nomeadamente integridade, legibilidade e acessibilidade por parte da AT.

Vantagens da faturação eletrónica

A faturação eletrónica, além de permitir a harmonização dos diversos modelos de fatura existentes na União Europeia, simplificando, assim, as trocas comerciais entre os Estados-membros, tem várias vantagens para as empresas:

• Diminui a burocracia e o tempo necessário ao preenchimento e envio de faturas
• Reduz custos. Há poupança em papel, material de impressão e envio pelo correio
• É mais segura, mais privada e não corre risco de ser extraviada durante o envio
• O processo de faturação e envio demora menos tempo, logo é possível receber mais depressa
• Sendo um processo automatizado, a probabilidade de ocorrência de erros é menor
• Poupa espaço físico, já que não são necessários dossiers para guardar as faturas nem um espaço para o arquivo
• É mais fácil consultar as faturas, já que estarão guardadas num arquivo digital
• É uma solução amiga do ambiente, já que poupa papel e acaba com a emissão de C02 durante o transporte

Para quem é obrigatória?

Desde o início de 2019 que a fatura eletrónica é obrigatória para todas as empresas que estejam abrangidas por contratos públicos, assim como para as autoridades e entidades públicas.

A legislação nacional e europeia prevê apenas uma exceção, que diz respeito a “contratos declarados secretos ou acompanhados de medidas especiais de segurança”.

Esta obrigatoriedade não se limita apenas à Administração Pública, abrangendo também os contratos entre os privados e o Estado ou entre privados que são fornecedores do Estado.

No fundo, a legislação acaba por ter impacte no setor privado, embora a sua implementação se faça de forma faseada e tendo em conta a dimensão das empresas.

Foram assim estabelecidos os seguintes prazos:

Setor Público:

18 de abril de 2019: para organismos da administração direta do Estado e institutos públicos;

18 de abril de 2020: restantes organismos públicos (fundações públicas; administração local, incluindo juntas de freguesia; associações públicas e outras entidades públicas).

Setor Privado:

17 de abril de 2020: grandes empresas (mais de 250 funcionários; mais de 50 milhões de euros de faturação; 43 milhões de euros de balanço);

31 de dezembro de 2020: micro, pequenas e médias empresas.

Ou seja, mesmo que a sua empresa tenha uma dimensão bastante reduzida, e se ainda não o fez, tem pouco mais de um ano para implementar este sistema de faturação.

O decreto-lei 28/2019 obriga também à utilização de um programa informático certificado. A lista dos programas que cumprem todos os requisitos legais está acessível na página da Autoridade Tributária.

A faturação eletrónica veio para ficar. Por isso, quanto mais cedo aderir, mais facilmente poderá tirar partido das suas vantagens, passando a “falar a mesma língua” dos seus fornecedores e clientes.

Importante ainda referir que esta tendência está a ser acompanhada pela própria Banca que já oferece soluções baseadas nesta desmaterialização de faturas como é o caso da Caixa Geral de Depósitos.

Pode ainda consultar:

Decreto-Lei n.º 28/2019
Diretiva comunitária 2014/55

Fonte: https://www.cgd.pt/Site/Saldo-Positivo/negocios/Pages/faturacao-eletronica.aspx